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B2B Event Checkliste für Eventveranstalter

Eine Veranstaltung zu organisieren ist kein Kinderspiel. Es gibt viele Dinge, um die Sie sich bei der Organisation einer Veranstaltung kümmern müssen. Vom Veranstaltungsort über Aktionen und Anmeldungen bis zur Unterkunft. Die Organisation einer Veranstaltung erfordert viel Planung und Pünktlichkeit. Sie können sich nicht durch den Prozess beeilen. Es wird viel Zeit und Planung in Anspruch nehmen. Sie müssen sehr systematisch vorgehen und sicherstellen, dass die Dinge in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Hier finden Sie eine Checkliste mit Zeitüberschreitungen, damit Sie wissen, was wann zu tun ist.

 

6 MONATEN VOR DEM EVENT

 

  • Festlegen von Veranstaltungszielen und -zielen: Legen Sie das Thema und das Ziel der Veranstaltung fest, ob Sie Spenden sammeln oder nur das Publikum erreichen möchten. Wenn Sie eine technische oder geschäftliche Veranstaltung organisieren, besprechen Sie den Umfang und die Größe der Veranstaltung. 

 

  • Machen Sie einen Masterplan: Bereiten Sie Ihre Komiteemitglieder und Köpfe vor. Zeichnen Sie jedes Detail auf, erstellen Sie eine Blaupause für jeden Abschnitt der Veranstaltung und weisen Sie den dafür verantwortlichen Teams Aufgaben zu. 

 

  • Erstellen Sie ein Event-Budget: Seien Sie immer sehr gut sortiert mit den Budgets und Finanzen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres Masterplans alles, was Sie benötigen, und legen Sie auf dieser Grundlage Ihr Budget fest. Stellen Sie auf der sicheren Seite Ihr Budget ein wenig höher als die Mindestanforderung.

 

  • Brand Ihre Event: Dies ist eines der Dinge, bei denen Sie ein wenig schlau und kreativ sein müssen. Entscheiden Sie sich für ein Logo und einen interessanten Slogan, der Ihre Veranstaltung beschreibt. Und fangen Sie an, Ihre Event-Website zu erstellen, da dies der erste Kontaktpunkt für Ihre Teilnehmer ist.

 

  • Kontakt zu Sponsoren und Rednern: Sie müssen sich an den Redner wenden und die Sponsoren werben, da diese Dinge einige Zeit in Anspruch nehmen, um endgültig festgelegt zu werden. Und wenn Sie sich für den Lautsprecher entscheiden, denken Sie daran, Ersatz für den Fall zu haben, dass jemand im Endemoment abbricht.

 

  • Holen Sie sich Ihre Event Management Software: Suchen Sie nach Optionen auf dem Markt. Seien Sie sehr genau und suchen Sie nach etwas, das zu den Bedürfnissen Ihrer Veranstaltung passt. Es wird kein so kurzer Prozess sein, es braucht Zeit, wenn Sie verschiedene Plattformen ausprobieren und einen Deal aushandeln. Beginnen Sie also so früh wie möglich.

 

  • Release – Early Bird Tickets: Sobald Sie mit Ihrer Event-Website und Ticketing-Plattform sortiert sind, geben Sie Ihre Early Bird Tickets frei. Dies wird auch bei der Wahrnehmung von Ereignissen eine große Hilfe sein.

 

3 MONATEN VOR DEM EVENT

 

  • Finalisieren Sie die Referenten und Präsentatoren: Lassen Sie die Verträge bei Bedarf unterzeichnen. Planen Sie Interviews für Werbeaktionen und holen Sie sich die Fotos zum Ausdrucken. Bitten Sie die Redner außerdem, Informationen zu Ihrer Veranstaltung in ihren sozialen Medien zu veröffentlichen.

 

  • Finanzen und Administration fertigstellen: Legen Sie die Ebenen und den Betrag für das Sponsoring fest. Legen Sie die Preise für die Registrierung und das Ticketing vor Ort fest. Aktivieren Sie auch die Online-Registrierung für die Teilnehmer.

 

  • Veranstaltungsort- und Logistikplanung: Bestimmen Sie die Anzahl der Teilnehmer und stellen Sie einen Veranstaltungsort und einen Caterer fest. Sorgen Sie für A / V-Ausrüstung, Sicherheit und besondere Berechtigungen, die Sie benötigen. Koordinieren Sie sich auch mit dem Veranstaltungsort-Manager und besprechen Sie das Menü mit dem Caterer.

 

  • Auf Social Media werben: Auf allen Social Media-Handles posten. Teilen Sie kleine Sneak Peaks-Videos Ihrer vorherigen Veranstaltungen. Lassen Sie Ihre Redner Ihre Veranstaltung in ihren Social-Media-Profilen teilen und markieren. Sie können auch eine Live-Umfrage starten und kleine Fragen- und Antwortsitzungen abhalten.

 

  • Finalisieren Sie die Sponsoren: Lassen Sie den Vertrag unterzeichnen und fragen Sie nach den Details für Werbeaktionen. Vervollständigen Sie das Design der Banner und lassen Sie sich mit dem Logo des Sponsors versehen.

 

  • Holen Sie sich die Werbematerialien: Finalisieren Sie die Designs für Ihre Banner und Flexes. Bestellung für den Druck von VIP-Pässen und Gutscheinen, die Sie benötigen. Erhalten Sie Logos und alle Details Ihrer Sponsoren und Aussteller.

 

  • Close Early Bird Tickets: Schließen Sie die Early Bird Tickets und holen Sie sich die anderen Kategorien live. Beginnen Sie auch mit den Online-Registrierungen / Check-Ins.

 

2 WOCHEN VOR DEM EVENT

 

  • Ausrichten Sie die Ausschusssitzung: Führen Sie eine Sitzung mit allen Mitgliedern und Leitern des Ausschusses durch, und überprüfen Sie alle Details und Pläne. Überprüfen Sie die Sicherheitspläne, das Menü, die Veranstaltungsorteinstellungen und alle anderen Details.

 

  • Ereignisskript abschließen: Überprüfen Sie das gesamte Ereignisskript, jede Sitzung und Aktivität sowie den gesamten Zeitplan aller Tage. Machen Sie auch eine Sitzung mit Ihren Referenten und Referenten zum Üben. Unterbrechen Sie die Sitzungen, überprüfen Sie die technischen Daten und stellen Sie das Skript fertig.

 

  • Führen Sie eine abschließende Registrierungsprüfung durch: Überprüfen Sie die Online-Registrierungen und überprüfen Sie das Verfahren für das Einchecken vor Ort. Treffen Sie sich mit dem Registrierungsteam und gehen Sie alle Details durch. Überprüfen Sie auch Ihre Event-Software für die Verwaltung der Registrierungen.  

 

  • Bestätigen Sie die Teilnehmer der Medien: Vergessen Sie niemals die Medien! Sie werden Ihnen einen enormen Schub geben. Senden Sie Medieneinladungen und bestätigen Sie deren Anwesenheit. Informieren Sie sich über die Sonderausweise und Sitzordnung für die Medienbesucher.

 

  • Erste Schritte mit der Event App: Auch wenn Sie Ihre App mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion erstellen, können Sie sie jetzt erstellen, da in Ihrer App eine Menge angezeigt werden muss. Beginnen Sie, die Veranstaltungsinformationen, Sponsoren- und Ausstellerinformationen so einzutragen, wie Sie sie erhalten.

EIN TAG VOR DEM EVENT

 

  • Überprüfen Sie alle A / V-Geräte: Stellen Sie sicher, dass Sie die A / V-Geräte einen Tag vor der Veranstaltung überprüft haben, da Sie an diesem großen Tag keine technischen Probleme haben möchten. Halten Sie auch die Ersatzteile bereit und weisen Sie das technische Team an, wachsam zu sein.

 

  • Überprüfen Sie die Requisiten: Stellen Sie sicher, dass sich alle Requisiten, die Sie während der Veranstaltung benötigen, bereits auf der Website befinden. Machen Sie eine abschließende Überprüfung aller Tische, Tafeln und Werbeartikel.

 

  • Ein endgültiger Rundgang: Machen Sie einen detaillierten Rundgang durch den Veranstaltungsort und überprüfen Sie alles, was Ihren Teilnehmern begegnet.

 

  • Teilnahme und Unterbringung bestätigen: Stellen Sie sicher, dass alle Redner, Sponsoren, Aussteller und Präsentatoren gut aufgenommen werden. Koordinieren Sie mit dem Unterkunftsteam und dem Hotel für einen angenehmen Aufenthalt Ihrer Teilnehmer. Bestätigen Sie auch die Anwesenheit von Medienvertretern.

 

  • Guten Schlaf: Sie haben großartige Arbeit geleistet! Jetzt kuschel dein Bett und schlafe gut. Auf diese Weise sehen Sie frisch und aktiv für die anstrengenden Veranstaltungstage aus.

 

AM VERANSTALTUNGSTAG 

  • Alles griffbereit haben: Halten Sie eine Kopie aller Anweisungen und den Zeitplan für sich bereit. Überprüfen Sie alle Teams. Unterweisen, überwachen und unterstützen Sie die Teamleiter.

 

  • Begrüßen Sie die Teilnehmer: Begrüßen Sie die Teilnehmer von ganzem Herzen. Stellen Sie sicher, dass sie eines der besten Event-Erlebnisse haben.

 

  • Unterstützung von Sponsoren, Referenten und Ausstellern: Begrüßen Sie Ihre Sponsoren und Aussteller. Stellen Sie sicher, dass sie alles haben, was sie brauchen. Sie können die Sponsoren auch auf eine Stadtrundfahrt mitnehmen, bei der sie herumgeführt werden.

 

  • Aktualisierung der Teilnehmer fortsetzen: Das Beste, was eine Event-App für ein Event tut, ist, die Interaktion der Teilnehmer zu erleichtern. Aktualisieren Sie Ihre Teilnehmer und promoten Sie Ihre Sponsoren in der Event-App.

 

Jedes Ereignis ist anders. Möglicherweise müssen Sie ein paar Dinge ändern oder zu Ihrer Ereignis-Checkliste hinzufügen. Darüber hinaus kann der Zeitplan auch abweichen. Wichtig ist, dass Sie eine Event-Checkliste haben, damit Sie gut zurechtkommen und nichts verpassen. 

 

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